Wijsheid en ervaring komt met de jaren. Daar valt niet veel tegenin te brengen. De vraag is alleen of dit ook in alle gevallen geldt voor het gebruik van een ERP-systeem, zoals bijvoorbeeld Agresso Wholesale of Multivers Extended. Worden gebruikers elk jaar handiger met het gereedschap en gaan ze steeds wijzer om met de mogelijkheden. De praktijk laat soms een ander beeld zien. Hoe komt dat?
Collega's vertrekken en nieuwe talenten starten
Na een implementatieperiode van een nieuw ERP-systeem is de organisatie helemaal op stoom. Iedereen heeft een actieve bijdrage geleverd aan de verschillende procestesten en de finale integrale test zet alles scherp. De processen zijn goed beschreven in het handboek en al hebben veel gebruikers nog een voorkeur voor het oude systeem, iedereen is goed voorbereid. In de jaren daarna zien organisaties collega's vertrekken en nieuwe talenten starten. De groothandelorganisatie groeit en krimpt. Het natuurlijke verloop van medewerkers levert weer een gezonde dosis nieuwe inzichten en vernieuwingen op. Alleen de keerzijde is dat kennis rondom de ERP-oplossing langzaam wegvloeit.
Inwerken met beperkte kennis van de laatste mogelijkheden
Het vraagt dus aandacht om voldoende kennisoverdracht te stimuleren om het weglekken tegen te gaan. Bijvoorbeeld door nieuwe medewerkers in te laten werken door directe collega's of mogelijk een key-user van het systeem. Het vervelende is dat dit vaak moet plaatsvinden tussen alle drukte en hectiek door. Daarnaast verwacht de organisatie eigenlijk dat de meeste nieuwe collega's die opgegroeid zijn in een digitale wereld of vaak ervaringen meenemen vanuit andere ERP-systemen met een korte instructie en het handboek gewoon zelf aan de slag kunnen. Na een paar weken hebben ze de snelheid er meestal wel inzitten.
Niks aan de hand zou je zeggen! Het probleem is alleen dat de instructies en het handboek vooral gericht zijn op de specifieke bedrijfsprocessen en niet zozeer op hoe je het beste en vooral handig met het systeem om kunt gaan. De echte tips & trucks blijven achterwege. De collega's instrueren daarnaast met maar een beperkte kennis van het systeem en zelf aangeleerde manieren van werken. De nieuwe medewerkers instrueren in de periode daarna ook weer nieuwe collega's met datgene wat zij hebben opgestoken en zo blijft er bij elke overdracht steeds minder over. Je ziet eigenlijk dat de echte pakketkennis steeds minder wordt. De kans dat gebruikers ontevreden raken en in de praktijk niet alle voordelen uit de oplossing halen wordt groter.
Met elke versie zijn er ook nieuwe of verbeterde functionaliteiten
De kans dat kennis wegvloeit en gebruikers minder tevreden raken over bestaande mogelijkheden groeit dus. Terwijl met elke versie van Agresso Wholesale of Multivers Extended nieuwe en verbeterde functionaliteit wordt geintroduceerd. Het gat tussen wat er mogelijk is en wat organisaties en gebruikers er uiteindelijk uithalen wordt steeds groter. Helaas wordt gedurende een versie update relatief kort stil gestaan bij de nieuwe mogelijkheden en veranderingen. Het is over het algemeen slechts een zeer kleine groep, vaak alleen de applicatiebeheerder en mogelijk een key-user, die deze instructies krijgen. Organisaties willen met (nieuwe) technologie juist meer concurrentiekracht opbouwen alleen door het ontbreken van kennisgroei (lees: kennislekkage) wordt hier onvoldoende vooruitgang geboekt.
Nieuwe modules of aanvullende applicaties worden geimplementeerd
De wereld van de groothandel verandert constant en naast de implementatie van nieuwe modules worden ook nieuwe en aanvullende appplicaties rondom het ERP in gebruik genomen. Denk aan stuurinformatie via business intelligence of verdere ontwikkelingen op het gebied van e-commerce of mobiel door een nieuwe webshop of mobiele sales.
Dat geeft vaak wijzigingen in processen en de behoefte anders te werken. De werkzaamheden worden soms verdergaand geautomatiseerd of gedigitaliseerd. Werk dat binnen de organisatie eerst volledig zelf werd gedaan wordt nu deels door andere, zoals de klant, uitgevoerd. Dat geeft ruimte om extra toegevoegde waarde te leveren, zorgen dat de kwaliteit en snelheid omhoog gaat. Daarvoor heb je wel goede training nodig om de kracht in de uithoeken van de verschillende applicaties te leren begrijpen en toe te passen.
Al met al is aandacht voor kennisbehoud en -opbouw cruciaal voor het succes van de medewerker en uiteindelijk de organisatie. De meeste medewerkers van groothandelorganisaties worden steeds meer kenniswerkers en de beschikbare toepassingen en data zijn hun belangrijkste gereedschappen.
Unit4 heeft het aanbod aan trainingen voor 2017 weer gepland staan
Kan uw organisatie ook een dosis extra kennis gebruiken om optimaal te profiteren van de applicatie? Inventariseer dan het nieuwe aanbod van Unit4 trainingen. Van jaarafsluiting tot training voor inkoop en verkoop en het ontwikkelen van betere informatievoorziening met Live tegels.
Ga naar evenementen en zie het nieuwe aanbod van Unit4 trainingen. Het is een investering die zich terugverdient.
Haal er uit wat er in zit.